يعد التقرير واحدًا من أكثر الوسائل الهامة لنقل المعلومات والمعرفة بشكل واضح ومنظم، حيث يتم استخدامه بكثرة في التعليم والبحوث والأعمال لتوثيق الحقائق ومساعدة صناع القرار على الوصول إلى حلول منطقية، ويعتبر من أكثر أدوات التواصل المكتوبة التي تساعد على تقديم صورة موضوعية وشاملة عن موضوع أو قضية محددة.
يعد التقرير وسيلة من وسائل :
- توثيق المعلومات والبيانات بشكل رسمي يساعد على حفظها للرجوع إليها في المستقبل.
- متابعة سير العمل داخل المؤسسات من خلال عرض ما تم إنجازه والتحديات التي تواجهه.
- تقييم الأداء الوظيفي للموظفين أو الفرق عبر عرض نقاط القوة ومجالات التحسين.
- التواصل الإداري بين الأقسام المختلفة لتوضيح المستجدات وتسهيل عملية اتخاذ القرار.
- عرض نتائج البحوث والدراسات بشكل منظم يساعد الباحثين على تطوير أفكار جديدة.
- الرقابة والمتابعة الحكومية أو المؤسسية للتأكد من التزام الإدارات بالخطط الموضوعة.
- تقديم الأدلة والبراهين في القضايا القانونية أو الأكاديمية لدعم المواقف والآراء.
- المساعدة في وضع الخطط المستقبلية عبر تحليل البيانات المتاحة واستشراف التحديات.
- تسهيل عملية التعليم من خلال تقديم ملخصات واضحة للطلاب والباحثين عن موضوعات محددة.
اقرأ أيضًا: نموذج كتابة الرسالة الرسمية
خطوات كتابة التقرير
- تحديد الهدف من التقرير، إذ يجب أن يعرف الكاتب الغرض الأساسي سواء كان لتوضيح مشكلة أو عرض نتائج بحث أو تقديم مقترحات.
- جمع المعلومات والبيانات اللازمة من مصادر موثوقة سواء كانت كتبًا أو مقالات أو مقابلات أو استبيانات.
- تنظيم الأفكار وصياغة مخطط مبدئي يحدد العناوين الرئيسية والفرعية التي سيحتويها التقرير.
- كتابة مسودة التقرير بأسلوب واضح ولغة سليمة مع مراعاة التسلسل المنطقي بين الأفكار.
- مراجعة التقرير والتأكد من خلوه من الأخطاء اللغوية أو المعلوماتية وضبط الشكل النهائي للتقديم.
مكونات التقرير
- صفحة العنوان وتشمل اسم التقرير واسم الجهة أو الكاتب وتاريخ الإعداد.
- المقدمة التي تشرح الغرض من التقرير وتعطي فكرة عامة عن موضوعه.
- صلب التقرير الذي يحتوي على التفاصيل والبيانات والنتائج بشكل منظم ومدعوم بالأدلة.
- الخاتمة أو التوصيات التي تلخص ما ورد وتقدم حلولًا أو اقتراحات إن لزم الأمر.
- الملاحق والجداول والمراجع التي يتم الاستعانة بها لدعم المحتوى وإثرائه.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة موضوع عربي
التقرير أداة تنظيمية هامة تساهم في تسهيل تبادل المعلومات وصياغتها بطريقة موضوعية ودقيقة، وكلما التزم الكاتب بخطواته الصحيحة ومكوناته الأساسية زادت فائدته وقيمته.