المكتب المنظم ما هو إلا مرآة تعكس كفاءة الشخص ونوع شخصيته سواء في الدراسة أو العمل، وعلى العكس الفوضى البصرية التي تؤثر بشكل مباشر على مدى إنتاجية الشخص وتركيزه، بينما يساهم الترتيب الجيد في تعزيز شعورنا بالنظام والسيطرة مما يجعله من الأمور الهامة لمن يعملون في الوظائف الإدارية وأبرزهم السكرتارية.
تنظيم المكتب
- يبدأ تنظيم المكتب باستبعاد العناصر الغير ضرورية مثل الأدوات الغير مستخدمة والأوراق المتراكمة والتخلص منها.
- من الأفضل الاعتماد على نظام التصنيف سواء بالحافظات والأدراج أو الاعتماد على الملفات الرقمية في حفظ المعلومات.
- توزيع الأدوات اليومية بصورة تسهل من الوصول لها يساهم في الحد من الوقت الضائع مع الحرص على استخدام الإضاءة المناسبة والمريحة للعيون لجعل المكتب أكثر جاذبية.
- لا نغفل عن دور اللمسات الجمالية مثل النباتات الصغيرة أو اللوحات الهادئة لتعزيز الراحة النفسية.
- من المهم تنظيف الأسطح يوميًا مع تخصيص وقت أسبوعي لمراجعة تنظيم الملفات والأغراض على المكتب.
أهمية تنظيم المكتب
- يزيد من إنتاجية الموظف أو الطالب ويقلل من التشتت، الأمر الذي يسمح بإنجاز قدر كبير من المهام في وقت قصير.
- ينعكس بصورة إيجابية على الانطباع العام للزوار أو العملاء، ويظهر مدى احترافية الشخص.
- يساهم في تقليل الشعور بالضغط النفسي نتيجة الفوضى النظرية.
- الوصول إلى المستندات المطلوبة في الحال ومنع إهدار الوقت في البحث عنها.
- يساعد الشخص في تحسين إدارة وقته وتقليل احتمالية الوقوع في الأخطاء ونسيان المهام.
كيفية ترتيب مكتب السكرتيرة
- بالنسبة للسكرتيرة، فمن الضروري توافر بعض الأغراض المحددة فقط على سطح المكتب مثل الحاسب الآلي، المفكرة، أدوات الكتابة، والهاتف.
- تخصيص درج للمستندات الواردة وآخر للمستندات الجارية.
- استخدام أدوات التنظيم مثل الحاملات ذات المستويات المتعددة لاستغلال المساحة.
- من الأفضل تخصيص مساحة جانبية أو خلفية لتُوضع بها الملفات ذات الاستخدام الأقل.
- بالإضافة إلى ضرورة وجود أدوات للاستعمال الضروري مثل الملاحظات اللاصقة أو ورق الطباعة
تنظيم المكتب والأدراج ليس رفاهية، إنما ضرورة لزيادة الكفاءة والوصول لأعلى مستويات التركيز، وكلما كان المكتب منظمًا ازدادت قدرة الشخص على الابتكار والإنجاز والمرونة في العمل.